Personuppgifter

På Hellidens folkhögskola arbetar vi strukturerat med säker hantering av dina personuppgifter. De enda personuppgifter vi hanterar är de du gett oss.

Från den 25 maj 2018 gäller en ny lagstiftning för hantering av personuppgifter som är anpassad till dagens digitala samhälle. Den nya lagstiftningen som heter Dataskyddsförordningen går också under benämningen GDPR. Du kan känna dig trygg när du lämnar dina personuppgifter till oss.

Vi har:
• Policys för hur vi behandlar de personuppgifter vi ansvarar för.
• Personuppgiftsregister.
• Säkerhetslösningar för att skydda personuppgifterna.
• Dataskyddsutbildning för all vår personal.

Du som är registrerad har rätt att klaga på den behandling av dina personuppgifter som görs om du anser att den strider mot Dataskyddsförordningen. Den tillsynsmyndighet i Sverige som hanterar dessa klagomål är Integritetsskyddsmyndigheten.

Alla de personuppgiftsregister vi har finns i vår förteckning av sådana.

Vi har policy för hur personuppgifter ska hanteras, vem som får hantera dem, när de ska rensas och vilka åtgärder som ska vidtas vid ett eventuellt dataintrång. Detta gäller både datoriserade och manuella register.

Du har alltid rätt att begära ut dina uppgifter och även att begära att de raderas (rätt att glömmas) om det inte finns lagkrav som säger att vi måste behålla uppgifterna.

Har du ärenden eller frågor kring vår personuppgiftshantering kan du maila till personuppgift@helliden.se

Personuppgiftsansvarig är Hellidens folkhögskolas styrelse genom rektor Lena Elmquist som du kan nå på telefon 0502/17800 eller mail lena.elmquist@helliden.se

Mer detaljerat om hur vi hanterar personuppgifter.

När du söker till en av våra kurser

När du söker en kurs behöver vi dina personuppgifter för att kunna behandla din ansökan och ta emot dig till kursen.

Det är skolans administrativa personal som arbetar med registreringen av ansökningarna, De lärare som arbetar på den kurs du sökt samt Rektor har tillgång till dina personuppgifter.

Vi hanterar dina uppgifter med omsorg och på ett säkert sätt. Inga personuppgifter kommer att lämnas vidare till annan, uppgifterna raderas snarast efter kursstart om du inte börjar någon kurs.

När du är deltagare på en av våra kurser

Dina uppgifter läggs in i vårt system för deltagaradministration. Vi använder, som många andra folkhögskolor, SchoolSoft som leverantör för vårt deltagaradministrativa system.  Dina uppgifter kan även komma att läggas in i vår lärplattform Google apps for Education, du får bland annat den epostadress vi använder under skoltiden där och det är även där våra digitala klassrum finns.  För att du ska kunna betala service- och materialavgifter, internatboende, måltider och eventuella extra materialinköp kommer du även att registreras i vårt ekonomisystem.

Alla system vi använder är moderna, säkra och vi har avtal med våra leverantörer. De uppgifter vi får av dig sparas i tio år efter att du avslutat dina studier och raderas sedan. När det sker raderas även de dokument du skapat i systemet. Uppgifter i vårt ekonomisystem sparas enligt regler i bokförings och redovisnings lagar. Kopior av kursintyg sparas i 70 år. Kopior av behörighetsintyg sparas för alltid.

Vi hanterar dina uppgifter med omsorg och på ett säkert sätt. Uppgifterna lämnas genom SchoolSoft till SCB, som sammanställer och lämnar avidentifierade uppgifter vidare till Folkbildningsrådet. Uppgifter lämnas också till CSN.

När du bokar övernattningar och konferenser hos oss

Om du bokar genom någon av våra partners sparas dina personuppgifter hos dem enligt deras villkor. Vi sparar dina uppgifter i vårt bokningssystem och i vårt ekonomi- och bokföringssystem i enlighet med bokföringslagens regler.
Endast den personal som arbetar med bokningar har tillgång till dina uppgifter.

Du som är medlem i folkhögskoleföreningen

Blåbandsrörelsens folkhögskoleförening behandlar dina personuppgifter så länge du är medlem hos oss. Dina personuppgifter att sparas och behandlas för vissa särskilda ändamål. De personuppgifter som vi behandlar om dig är namn och adress.

Du som är anställd på Hellidens folkhögskola

För anställda finns en särskild personuppgiftspolicy. Anställdas personuppgifter sparas för att arbetsgivaren ska kunna fullgöra sina skyldigheter och bevaka rättigheter enligt anställningsavtal, tillhörande tillämpliga kollektivavtal och författningar.